Strategische Assistenz & Projektkoordination

Utting, Deutschland

Utting +500 km

Bachelor of Arts

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Bachelor of Arts

Profilanlagen

Skills

Admin-ToolsAnalyse-ToolsData AnalysisAsanaConfluenceJiraKommunikationGoogle AnalyticsWohnprojektIworkProjektmanagementMicrosoft OnenoteProjektportfoliomanagementBerichterstattung an die GeschäftsführungMicrosoft SharepointTableauTrelloCisco WebexKeynote Presentation SoftwareMicrosoft TeamsModerationstechnikenDropboxDocusignWorkday

Strukturiert. Proaktiv. Engagiert. Erfahrene Assistenz auf C-Level mit Fokus auf effiziente Organisation, professionelle Kommunikation und reibungslose Abläufe. Geübt im Umgang mit komplexen Strukturen, internationalen Stakeholdern und dynamischen Umfeldern – auch remote. Digital versiert, kommunikationsstark und verlässlich in der Umsetzung operativer wie strategischer Aufgaben.

Technische Skills
❖ Office & Collaboration: Microsoft 365 Suite (Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote), Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Slides), MS Teams, Slack, Zoom, Webex, Dropbox, SharePoint, Apple iWork (Pages, Numbers, Keynote)
❖ Projektmanagement & Doku: Jira, Confluence, Trello, Asana, Notion, Miro
❖ HR & Admin Tools: Workday, DocuSign, Concord
❖ Analytics & Visuals: Tableau, Google Analytics, PowerPoint, Keynote

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischGrundkenntnisseRussischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Freelancing - Lead Coordinator PMO

Öffentlicher Dienst, Berlin und München (DE)

Erfahrung in der Arbeit in agilen Projekten: Aktive Mitarbeit in dynamischen Projektumgebungen unter Anwendung agiler Methoden zur Förderung flexibler, iterativer Prozessgestaltung und kontinuierlicher Verbesserung.
Projektliste

(2024) Konzeption eines Onboardingcurriculum inkl. IT-Anwendungsschulungen für Mitarbeitende des Zentralbereichs und technische Teams
(2024) Mitarbeit Prozessdesign für Kernprozesse im IT-Anforderungsmanagement
(2024) IT-Anforderungsmanagement und Konzeption einer Raumbuchungssoftware zum Einsatz im Gebäude- und Veranstaltungsmanagement
(2023- Aktuell) Kontinuierliche Aktualisierung der PMO-Dokumentation, Pflege von Projektmanagement-Tools und Vorlagen, sowie Organisation von Meetings und Workshops zur Sicherstellung der Projektkommunikation und Wissenstransfer.
(2023- Aktuell) Versierter Einsatz von Atlassian Jira (inkl. Advanced Roadmaps), Confluence, sowie MS PowerPoint und Excel zur Steuerung und Dokumentation von PMO- und PPM-Aktivitäten über alle Projektphasen hinweg.
(07/2023-09/2024) Leitung und erfolgreiche Implementierung einer PMO-Abteilung zur Unterstützung eines Multiprojekts mit Fokus auf Compliance und Prozesssicherheit, einschließlich Definition und Etablierung unternehmensweiter Standards und Best Practices.
(2023) Entwicklung und Umsetzung von umfassenden Projektmanagement-Strategien und Risikomanagement-Plänen zur Gewährleistung der Einhaltung von Compliance-Anforderungen über mehrere Projektphasen hinweg.
(2023) Strukturierte Entwicklung und Implementierung von Rollentypen, Zugriffsarten, Rollenberechtigungen und Verantwortlichkeiten in Projektmanagement-Tools zur klaren Zuweisung und Kontrolle von Aufgaben und Verantwortlichkeiten.
(2023) Identifizierung und Implementierung initialer Berichtsanforderungen zur regelmäßigen Statusüberprüfung und Entscheidungsunterstützung.

Team Assistant & PMO Coordinator DACH Content

Neilix, Berlin (DE)

Operative Unterstützung der ProjektmanagerInnen & Abteilungsleitung bei circa 60 Projekten

Qualitätsmanagement in allen Projektphasen: Sorgfältige Überprüfung und Sicherstellung der Einhaltung definierter Qualitätsstandards zur Förderung erfolgreicher Projektergebnisse und -effizienz.
Schnittstellenmanagement im Bereich Artist & Customer Relationship: Koordination und Pflege zentraler Beziehungen zwischen Kreativteams und Kund*innen zur Sicherstellung einer reibungslosen Zusammenarbeit und Zufriedenheit aller Beteiligten.
Prozessanalyse und -optimierung: Identifikation und Verbesserung interdisziplinärer Arbeitsabläufe zur Steigerung der Produktivität und Minimierung von Reibungsverlusten im Projektverlauf
Förderung agiler Arbeitsmethoden und Organisationsentwicklung: Einführung und Umsetzung agiler Prozesse zur Erhöhung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Projektteams
Anforderungsmanagement für neue Softwaresysteme: Konzeption und Koordination von Anforderungen an neue Softwarelösungen, die Arbeitsprozesse effizient unterstützen und den Projektbetrieb optimieren.
Strukturierung und Pflege eines Google Workspace-basierten Ablagesystems: Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung eines digitalen Dokumentationssystems zur sicheren und nachvollziehbaren Ablage von Projektdaten
Recruiting Process Management: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen für den Fachbereich zur Sicherstellung der Auswahl qualifizierter Talente

Executive Assistant

The Boston Consulting Group GmbH, Berlin und München (DE)

Assistenz- & Projekttätigkeit für Managing Directors

Strategische Koordination und Terminplanung für Geschäftsführerinnen und Kundinnen auf Vorstandsebene inklusive vorausschauender Planung und inhaltlicher Abstimmung zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe
Internationales Kundenbeziehungsmanagement: Betreuung und Pflege von Kundenbeziehungen auf globaler Ebene mit Fokus auf langfristige Zusammenarbeit und exzellenten Service
Recruiting Process Management: Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Bewerbungsgesprächen für den Fachbereich zur Sicherstellung der Auswahl qualifizierter Talente
Projektmanagement und Dokumentationspflege: Erstellung und laufende Aktualisierung der Projektdokumentation zur Sicherstellung eines klaren Informationsflusses und der Projekttransparenz
Veranstaltungskoordination und -moderation: Planung, Organisation und Moderation von internen und externen Veranstaltungen zur Förderung von produktivem Austausch und Networking

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