Atlassian Expert / DevOps Engineer

Ziele des Kunden: Nach einem Merger von vier Firmen sollten diverse kleinere Atlassian Data Center und Cloud Instanzen in eine große Instanz je Tool konsolidiert werden.

Auswirkung des Projekts: Senkung der Lizenzkosten um ~50% sowie einheitliches und kollaboratives Arbeiten aller Mitarbeitenden in einem einzigen Toolstack.

Zusammenfassung:
Für jede kleinere Jira und Confluence Instanz wurde initial eine Inventarisierung durchgeführt. Es wurden Project- und Space-Verantwortliche benannt und auf dem Papier eine Vorausgewahl getroffen welche Inhalte migriert werden müssen und welche archiviert.

Neben den eigentlichen Inhalten wurde analysiert welche Workflows, Screens, Issue Types usw. im Zuge der Migration konsolidiert werden konnten. So sollte "duplicate code" vermieden werden.

Es wurden Skripte in SkriptRunner erstellt um unter Anderem durch die Migration kaputt gegangene Hardlinks oder auch User Referenzen zu reparieren.

Die Migrationen waren primär Data Center zu Data Center, je Tool wurde eine Migration von Cloud zu Data Center durchgeführt.

Um den Impact auf die Mitarbeitenden so gering wie möglich zu halten, wurden die meisten Inhalte kleinteilig (auf Project- oder Space-Ebene) in enger Abstimmung mit den Stakeholdern migriert.

Ziele des Kunden: Im Rahmen eines Pilotprojekts für agile Arbeitsmethoden sollten zwei Teams von der grünen Wiese hin zu einem Scrum Prozess unter Zuhilfenahme von Jira Cloud geführt werden. Weiterhin sollte während der Transformation eine auf Excel basierte "Ticketliste" mit mehreren zehntausend Zeilen in ein Jira Project überführt werden, um einen Showcase für Jira im Unternehmen darzustellen.

Auswirkung des Projekts: Awareness für agile Arbeitsmethoden wurde geschaffen, was zu mehr Transparenz in den Teams aber auch im Upper Management geführt hat wodurch Fehlervektoren in der Projektplanung minimiert und die allgemeine Effizienz der Planung gesteigert werden konnte.

Zusammenfassung:
Nach der Benennung zweier Teams aus der Produktentwicklung für das Pilotprojekt "Scrum einführen" wurde anhand von Keyuser Gesprächen eine Anforderungsliste an Jira erstellt und etwaig zu benutzende Plugins eruiert.

Jira Cloud wurde für den Grossteil des Unternehmens geplant und aufgesetzt.

Ein Gruppen- bzw. Berechtigungskonzept wurde direkt mit entwickelt und implementiert.

Parallel zum Scrum Enablement wurden die Projektteams sowie weitere Stakeholder individuell in Jira geschult.

Screens, Workflows, Issue Types usw. wurden an die jeweiligen Team Anforderungen angepasst bzw. erstellt. Mittels Jira Automation wurden einfache Regeln erstellt, die den Teams bei der täglichen Arbeit helfen sollten.

Als Side-Quest wurde ein PoC erstellt um eine historisch gewachsene Excel-Liste in Jira abzubilden, damit die Mitarbeitenden kollaborativ daran arbeiten können und jedes Listen Element ein eigenständiges Objekt wird (statt die komplette Excel Liste als Entität zu verwenden und damit Kolleginnen zu "blocken").

Ziele des Kunden: Zur Verbesserung der Serviceerbringung und der Transparenz sowohl nach Innen aber auch nach Aussen sollte ein bestehender, rudimentärer Incident Management Prozess neu entwickelt und in Jira und JSM integriert werden. Es sollte ein hoher Grad an Automation erreicht werden um weitere Tools zu integrieren.

Auswirkung des Projekts: Das Handling von Incidents in Jira wurde stark verbessert, das Auslösen von OpsGenie Alarmen und das setzen von StatusPage Incidents musste nicht mehr von Hand stattfinden. Durch diverse Automatisierungen wurden jedliche zum Prozess gehörende Dokumente angelegt und in Teilen vorausgefüllt sowie Teams über für sie relevante Schritte im Prozess notifiziert.

Zusammenfassung:
Das eigentliche Incident Handling wurde aus dem generischen Helpdesk Projekt entkoppelt und in ein eigenes JSM Projekt ausgelagert.

So war eine 1-zu-n Beziehung zwischen Incident und Support Cases möglich. Es wurde Automatisierungen entwickelt, die relevante Status' eines Incident Tickets in die zugehörigen Support Tickets geschrieben haben. Damit ist das manuelle Informieren gegenüber vor allem auch mehreren Kunden entfallen.

Prozessrelevante Logiken wie z.B. das Notifizieren von dedizierten Incident Managern oder auch der Geschäftsleitung ab einer bestimmten Kritikalität wurden vollständig automatisiert.

Per ScriptRunner sind eigene Skripte entstanden, die bspw. den Workflow des Tickets bei Bedarf via API Integration in StatusPage abgebildet haben. Im Ticket Flow gab es die Möglichkeit Textbausteine (wählbar durch jeden Mitarbeitenden) oder Freitext (wählbar durch eingeschränkten Personenkreis) für StatusPage Updates auszuwählen.

Es wurden diverse eigene Bibliotheken entwickelt um z.B. StatusPage, OpsGenie aber auch VMware und OpenStack anzubinden. Diese Bibliotheken wurden generisch aufgebaut, um sie auch ausserhalb der Incident Prozess Implementierung nutzen zu können.

Bei bestimmten Schritten im Ticket Flow wurden automatisiert Confluence Seiten erstellt und mit Inhalt vorbefüllt (z.B. Post Mortem Analysis und Incident Report).