03.11.2025 aktualisiert
Premiumkunde
80 % verfügbarInterim-Assistenz - Office Management - Projektassistenz
Erfurt, Deutschland
Deutschland
Geprüfte Sekretärin; FremdsprachenkorrespondentinÜber mich
Nach 30 Jahren als Assistentin in einem internationalen Pharmakonzern habe ich mich 2024 selbständig gemacht. Meine Kunden sagen: Das Beste, das ihnen passieren konnte! Neben meiner Arbeit schätzen sie besonders meine Ruhe und Gelassenheit, auch im größte Sturm.
Skills
ForschungKalenderverwaltungKünstliche IntelligenzEditingGeschäftskorrespondenzKundendienstKommunikationVertragsmanagementDokumentenmanagementDigitalisierungKrankheiten und StörungenTextverarbeitungVeranstaltungsmanagementFront OfficeAllgemeine Administrative UnterstützungStandardverfahrenGrafikdesignProjektmanagementMicrosoft OnenoteOffice ManagementOnline-RechercheProfessionelle KommunikationAllgemeine EmpfangsdiensttätigkeitenSalesforce.ComSAP ApplicationsDienstleistungssektorStakeholder ManagementReise-KoordinationReiseplanungTrelloBesuchermanagementVertragserstellungProzess ManagementReparaturStakeholderkommunikationKoordinierendArchivierungElektronisches AblageTranskribierenVerwaltungstätigkeitenKanbanLösungsorientiertAssistenz der GeschäftsführungBusiness-VeranstaltungenAribaSekretariatserfahrungPersönliche AssistenzGPT
Flexible Business Assistenz auf Zeit (Selbst. MONEYPENNY Business-Partnerin)
Sie benötigen kurzfristig und flexibel administrative Unterstützung? - Ich springe ein, bevor's brennt!
- für Geschäftsführer und angestellte Führungskräfte
- innerhalb weniger Tage einsatzbereit
- deutschlandweit tätig
- über 30 Jahre Berufserfahrung
Da ich häufig für mehrere Kunden tätig bin, arbeite ich bevorzugt remote. Ich kann Ihnen aber bei Bedarf anbieten (z. B. im ersten Monat der Startphase), auch vor Ort zu unterstützen.
Erfahrung:
Assistenz (Business Assistenz, Management Assistenz, Team-Assistenz etc.), Office Management (Back- und Front Office), Projektkoordinator, Urlaubs-, Krankheits- und Elternzeitvertretung, Erfahren in der Priorisierung von Aufgaben und Projekten, Optimierung von administrativen Prozessen, Terminmanagement, Reiseorganisation, Projektmanagement, Koordination von Meetings und Events, Vertragsmanagement, SOPs und Richtlinien, Budget (Bestellungen, Erfassung und Prüfung der Rechnungen, Lieferscheine, Troubleshooting), Erfassen von (medizinischen) Texten (auch nach Phonodiktat), Korrekturlesen, professionelle Kommunikation und Fingerspitzengefühl im Umgang mit internen und externen Stakeholdern, Kundenbetreuung, Dokumentenmanagement, verlässliche Verwaltung vertraulicher Informationen und Dokumente, Entwicklung und Erstellung von strukturierten Ablagen, Archivierung, Digitalisierung, Onboarding, Recherchetätigkeiten, Koordinierung von Handwerkern und Reinigungspersonal, Diskretion im Umgang mit sensiblen Themen
Tools:
MS Office, Copilot für Microsoft 365, Concur, SAP, ARIBA, RPM, Salesforce (VEEVA), ChatGPT, Canva, Kanban, Trello
Softskills:
serviceorientiert, zuverlässig, verbindlich, strukturiert, organisiert, vorausschauend, selbständig, lösungsorientiert, diskret, loyal, flexibel, Hands-On-Mentalität, schnelle Auffassungsgabe, positiv, herzlich, humorvoll. Ich arbeite mich so rasch wie möglich in jedes neue System ein.
laufende Weiterbildungen, vor allem im Bereich KI
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischgutItalienischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Assistenz des Vice President Marketing BU Air (BioPharma):
Terminmanagement
Reiseorga und -abrechnung (über Concur)
Erstellung der Kostenstellen-Reports für die BU Air (Marketing)
Erstellung der Bedarfsanforderungen
Unterstützung bei diversen Marketingprojekten
Front Office Coordinator, Meeting- und Veranstaltungskoordination (Unternehmens- und Finanzberatung):
selbständige Organisation und Koordination des Empfangs- und Meetingbereichs
Veranstaltungsorganisation
Koordinierung Hausmeister, Handwerker, Reinigungspersonal, Kuriere
Gästebetreuung
Einholung von Angeboten
Bestellungen
Unterstützung bei diversen Projekten
Mitgliedermanagement, Datenbankpflege + Dokumentenmanagement (bundesweit tätiger Berufsverband)
Pflege der Mitgliederdatenbanken (Eintritte, Austritte, Statusänderungen etc.), Kommunikation mit den Mitgliedern
Schwerpunkte meiner Arbeit:
- Repräsentative Position im Direktionssekretariat
- Vertretung des Direktors nach außen
- Wahrnehmung von Aufgaben mit hoher Verantwortung und Integrität
- Gewährleistung eines positiven und professionellen Images der Klinik
- Gespür und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
- Effiziente Konfliktbewältigung und diplomatisches Geschick in kritischen Situationen
- Planung und Organisation der Geschäftsreisen für den Direktor (inkl. aller Buchungen; Verwaltung und Überwachung der Gültigkeit sowie rechtzeitige Aktualisierung der Reisedokumente; Vor- und Nachbereitung der relevanten Unterlagen)
- Verwaltung des Kalenders, Koordinierung und Priorisierung von Terminen sowie Sicherstellung der zeitlichen Effizienz.
Organisation und Vorbereitung der Meetings (inkl. Raumbuchungen, Catering und Bereitstellung der erforderlichen Materialien.)
- Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz, Sicherstellung der Einhaltung formaler Standards, zeitnahe Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen
- Unterstützung beim Prüfen, Verwalten und Weiterleiten von Verträgen in Zusammenarbeit mit Rechtsabteilung und Studienbüro
- Prüfung der eingehenden Rechnungen in Abstimmung mit Buchhaltung und Studienbüro
- Professioneller, freundlicher Empfang und Betreuung der Gäste inkl. Vorbereitung der Besprechungen
- Repräsentative Position im Direktionssekretariat
- Vertretung des Direktors nach außen
- Wahrnehmung von Aufgaben mit hoher Verantwortung und Integrität
- Gewährleistung eines positiven und professionellen Images der Klinik
- Gespür und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten
- Effiziente Konfliktbewältigung und diplomatisches Geschick in kritischen Situationen
- Planung und Organisation der Geschäftsreisen für den Direktor (inkl. aller Buchungen; Verwaltung und Überwachung der Gültigkeit sowie rechtzeitige Aktualisierung der Reisedokumente; Vor- und Nachbereitung der relevanten Unterlagen)
- Verwaltung des Kalenders, Koordinierung und Priorisierung von Terminen sowie Sicherstellung der zeitlichen Effizienz.
Organisation und Vorbereitung der Meetings (inkl. Raumbuchungen, Catering und Bereitstellung der erforderlichen Materialien.)
- Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung der Korrespondenz, Sicherstellung der Einhaltung formaler Standards, zeitnahe Beantwortung bzw. Weiterleitung von Anfragen
- Unterstützung beim Prüfen, Verwalten und Weiterleiten von Verträgen in Zusammenarbeit mit Rechtsabteilung und Studienbüro
- Prüfung der eingehenden Rechnungen in Abstimmung mit Buchhaltung und Studienbüro
- Professioneller, freundlicher Empfang und Betreuung der Gäste inkl. Vorbereitung der Besprechungen
Unterstützung des Medical Directors Oncology und dessen Team
Organisatorische und administrative Unterstützung:
Selbständige Erledigung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch, umfassende Termin- und Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Pflege diverser Datenbanken, Protokollführung
Vertragsmanagement:
Erstellung, Verwaltung und Tracking sämtlicher Verträge (inkl. Unterstützung bei der Erstellung der Studienverträgen)
Aktivitätenüberblick und Timeline-Management:
Koordinierung und Tracking aller laufenden Aktivitäten, Termine, Protokolle, Milestones etc.
Administrative Betreuung:
Unterstützung der Leiharbeitskräften, Praktikanten und Trainees (inkl. Erstellung und Verwaltung der Personalanträge, Onboarding, Equipment-Bestellung etc.)
Vertragsmanagement:
Erstellung, Verwaltung und Tracking sämtlicher Verträge (inkl. Unterstützung bei der Erstellung der Studienverträgen)
Meeting- und Veranstaltungsorganisation:
Planung, Organisation und Koordinierung interner und externer Meetings und Events, national und international (u. a. Ärztefortbildungen, Symposien, Messestände etc.)
Studienverwaltung:
Koordinierung der administrativen Abläufe, Unterstützung bei der Erstellung von Studienverträgen, Vertragsverwaltung, Rechnungsabwicklung, Erstellung der Budgetübersichten
Budgetverwaltung:
Budgetcontrolling, Erstellung und Pflege des Medical Plans, laufende Aktualisierung der Budgetübersichten, Mitwirkung bei der Finanzplanung, Bestellmanagement, SAP-Reports etc.
Archivorganisation:
Strukturierte und effiziente Organisation sowie Pflege der Aktenarchive und Laufwerke
Ausbildungsbeauftragte:
Verantwortlich für die Ausbildung der Bürokaufleute im 1.- 3. Lehrjahr in allen sekretariatsrelevanten Fertigkeiten und Programmen der Fachabteilung Medizin
Organisatorische und administrative Unterstützung:
Selbständige Erledigung der Korrespondenz in Deutsch und Englisch, umfassende Termin- und Reiseorganisation, Reisekostenabrechnung, Pflege diverser Datenbanken, Protokollführung
Vertragsmanagement:
Erstellung, Verwaltung und Tracking sämtlicher Verträge (inkl. Unterstützung bei der Erstellung der Studienverträgen)
Aktivitätenüberblick und Timeline-Management:
Koordinierung und Tracking aller laufenden Aktivitäten, Termine, Protokolle, Milestones etc.
Administrative Betreuung:
Unterstützung der Leiharbeitskräften, Praktikanten und Trainees (inkl. Erstellung und Verwaltung der Personalanträge, Onboarding, Equipment-Bestellung etc.)
Vertragsmanagement:
Erstellung, Verwaltung und Tracking sämtlicher Verträge (inkl. Unterstützung bei der Erstellung der Studienverträgen)
Meeting- und Veranstaltungsorganisation:
Planung, Organisation und Koordinierung interner und externer Meetings und Events, national und international (u. a. Ärztefortbildungen, Symposien, Messestände etc.)
Studienverwaltung:
Koordinierung der administrativen Abläufe, Unterstützung bei der Erstellung von Studienverträgen, Vertragsverwaltung, Rechnungsabwicklung, Erstellung der Budgetübersichten
Budgetverwaltung:
Budgetcontrolling, Erstellung und Pflege des Medical Plans, laufende Aktualisierung der Budgetübersichten, Mitwirkung bei der Finanzplanung, Bestellmanagement, SAP-Reports etc.
Archivorganisation:
Strukturierte und effiziente Organisation sowie Pflege der Aktenarchive und Laufwerke
Ausbildungsbeauftragte:
Verantwortlich für die Ausbildung der Bürokaufleute im 1.- 3. Lehrjahr in allen sekretariatsrelevanten Fertigkeiten und Programmen der Fachabteilung Medizin