Executive Assistenz, Personal Assistant, Projekt:Travel Management

Terminkoordinierung sowie Erledigung diverser Aufgaben mit sowohl internen (z.B. Assistenz des Top-Managements) als auch externen Ansprechpartnern (z.B. Banken, Beratern, Dienstleister und Investoren)
• Koordination und Organisation von internen Meetings, Kundenterminen und weiteren Veranstaltungen
• Buchung und Durchführung der Geschäftsreisen unter Berücksichtigung der Konzern
eigenen Reiserichtlinien
• Visa-Beschaffung: Vorbereitung und Beantragung der Unterlagen für verschiedene
Ziele (Saudi-Arabien, China)
• Planung, Koordination, Organisation und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen und Veranstaltungen (z.B. Konferenzen und Roadshows)
• Verantwortung für die Planung der Analystentage, Capital Market Day und Hauptversammlung
• Selbstständige Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Inhaltliche Mitwirkung bei Projekten und Sonderthemen
• Erstellen von Präsentationen mit MS PowerPoint
• Durchführung von Recherchen sowie Datenanalysen zur Entscheidungsvorbereitung in Nasdaq
• Verwaltung internen, buchhalterische Prozesse (Reisekostenabrechnung, Rechnungsverwaltung)
• Mitwirkung an Kostenstellenmanagement (Statistik, Analyse, Reporting)
• Team- / Personalverwaltung: Urlaubsplanung, Projektteilnahme der Mitarbeiter
• Regelmäßige Teilnahme an Team Meetings
• Persönliche Assistenz der Senior Vice President

Unterstützung bei der Übernahme allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
(Terminplanung, Büro- und Konferenzorganisation)
• Selbständige Korrespondenz (deutsch/englisch), Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Berichte
• Persönliche Verantwortung für das Reisemanagement der Vorstände (CEO & President)
• Bearbeitung außergewöhnlichen und komplexen Anfragen mit Ziel die Erwartungen zu übertreffen.
• Ermittlung von Maßnahmen entsprechend der globalen Strategie und globalen Ziele
sowie Verwaltung des Firmen-Kreditkartenprogramms
• Teilnahme an halb - und jährlichen Budgetplanungen und Executive Meetings
• Überwachung der laufenden Kosten sowie die Kosteneffizienz, Sicherstellung aller
Möglichkeiten der Kostenreduzierungen und Kostenvermeidung
• Kooperative Zusammenarbeit mit Finance & Controlling Abteilung: Reisekosten- und
Spesenabrechnung
• Koordination eines optimalen Informationsflusses zwischen CEO, internen Abteilungen
und externen Geschäftspartnern
• Hohe Fähigkeit und Erfahrung zur Problemanalyse, Pricing und Revenue Management,
Real Time Management, Performance Measurement, Service Planning
• Bearbeitung und Betreuung der Firmenprogramme für ausländische Mitarbeiter
im Bereich Relocation;
• Zusammenarbeit mit internationale Veranstaltungs- und Eventagenturen; Ausbau und Entwicklung der Key Accounts.