MS Access, VBA, Automatisierung von Geschäftsprozessen (BPA), MS SQL-Server, Webentwicklung

Automatisierung und Optimierung der internen Geschäftsprozesse für ein schnell wachsendes, bundesweit tätiges Steuerberatungsunternehmen (ca. 100 Mitarbeiter in der Unternehmenszentrale, ca. 1.000 freiberuflich tätige Steuerberater, ca. 1.000 Neukunden pro Monat)

• Ausgangssituation:
  • Das Unternehmen ist seit 22 Jahren am Markt.
  • Historisch gewachsene, heterogene Systemlandschaft mit hohen Optimierungspotenzialen:
    • Doppelte/mehrfache Datenhaltung, dadurch aufwendiges Suchen, schleppende Arbeitsprozesse, eingeschränkt mögliche gültige Auswertungen.
    • Manuelle Durchführung vieler wiederkehrender Aufgaben.
    • Insgesamt klare, aber unzureichend automatisierte Geschäftsprozesse – dadurch hoher Personalbedarf in der Verwaltung.
• Ziele:
  • Bessere Ausnutzung der vorhandenen Personalressourcen, vor allem durch Automatisierung der internen Geschäftsprozesse.
  • Bessere Steuerung des Unternehmens durch gültige, standardisierte Echtzeit-Auswertungen.
• Maßnahmen:
  • Analyse und Automatisierung der Geschäftsprozesse durch Implementierung im vorhandenen ERP-System (Individualsoftware).
  • Integration der Einzelsysteme (Reduktion von 10 Teilsystemen auf 2).

Die Umsetzung erfolgt in enger Abstimmung mit der Geschäftsleitung und den Bereichsleitern, im Verbund mit einem kleinen Team interner Software-Entwickler.

Ausgangssituation:
Die Firma Dieng-Schaltanlagen GmbH (https://www.dieng-schaltanlagen.de) nutzte bisher Excel-basierte Konfigurationstabellen zur Auslegung von Schaltanlagen. Dieses Vorgehen war zwar etabliert, stieß jedoch bei steigender Komplexität an Grenzen:

• gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Personen war nur eingeschränkt möglich,
• komplexe prozedurale Logiken und Workflows (inkl. Korrekturschleifen) ließen sich nur schwer abbilden,
• Pflege und Erweiterung der Tabellen war aufwendig und fehleranfällig.

Ziele:

• Entwicklung eines benutzerfreundlichen Web-Frontends als Konfigurator.
• Digitalisierung und Vereinheitlichung der Konfigurationsprozesse.
• Direkte Nutzung sowohl durch interne Mitarbeiter als auch durch externe Kunden.
• Abbildung komplexer technischer Parameter und Abhängigkeiten.
• Zukunftssichere Basis für Erweiterungen und neue Produktvarianten.

Maßnahmen:

• Konzeption und Entwicklung einer webbasierten Applikation auf Basis von Node.js und JavaScript.
• Umsetzung einer modularen Architektur mit Adressen-, Projekt- und Anlagenverwaltung.
• Entwicklung eines Konfigurators mit:
  • dynamischer Auswahl und Kombination von Bauteilen,
  • Berücksichtigung elektrotechnischer Parameter (z. B. Nennstrom, Breite, Pflicht- und optionale Leistungen),
  • Validierung von Abhängigkeiten, Ausschlüssen und Korrekturschleifen.
• Implementierung einer Benutzer- und Rollenverwaltung für interne und externe Anwender (inkl. Freigaben).
• Integration einer Dokumentenverwaltung für projektspezifische Unterlagen.
• Gestaltung einer modernen, tabellenbasierten Benutzeroberfläche mit Such- und Filterfunktionen.

Ergebnisse:

• Deutliche Zeitersparnis bei der Konfiguration von Schaltanlagen.
• Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte.
• Effiziente Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kunden über eine zentrale Plattform.
• Hohe Flexibilität und Erweiterbarkeit des Systems durch die modulare Architektur.