13.06.2025 aktualisiert
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DokumentenmanagementPMOFinancial ControllingIT Financial ControllingProjekt ControllingRAG StatusKommunicationSharepointIT Risk ManagementRisikomanagementprogram management officeResource PlanningReview-Process ManagementCertified IPMAproject planningMilestonesVendor Management
Programm- / Portfolio- und Projektmanagement Office (PMO) in unterschiedlichen IT-Projektumgebungen:
Kosten und Budgetplanung, Forecasts, R&I Management, Qualitätsmanagement, Projektplanung (MS Project), Ressourcen Management, Stakeholder Management. Dokumenten Management, Verwaltung von Zugriffsrechten.
Kennzahlen, Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG-Reporting, Regel-Reporting.
Unterstützung bei der Planung und operative Umsetzung einzelner Maßnahmen (Entwurf und Design von Präsentationen und Texten / Kommunikation, Entscheidungsvorlagen, Events, Schulungen etc.), Koordination von Projektaufgaben und – Ressourcen.
Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes, Meetings, Workshops, Schulungen: Erstellung von Präsentationen (inkl. Entwurf), Inhalten, Konzepten und Schulungsunterlagen, Protokollführung, Offene-Punkte Liste (OPL).
Dokumentation und Ablage (Sharepoint), Durchführung von Schulungen, Partnermanagement, Vendor Management.
GPM / IPMA zertifiziert (D), Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.
Kosten und Budgetplanung, Forecasts, R&I Management, Qualitätsmanagement, Projektplanung (MS Project), Ressourcen Management, Stakeholder Management. Dokumenten Management, Verwaltung von Zugriffsrechten.
Kennzahlen, Fertigstellungsgrad, Meilensteine, Budget- und Ressourcenverbrauch, RAG-Reporting, Regel-Reporting.
Unterstützung bei der Planung und operative Umsetzung einzelner Maßnahmen (Entwurf und Design von Präsentationen und Texten / Kommunikation, Entscheidungsvorlagen, Events, Schulungen etc.), Koordination von Projektaufgaben und – Ressourcen.
Vor- und Nachbereitung von Jour Fixes, Meetings, Workshops, Schulungen: Erstellung von Präsentationen (inkl. Entwurf), Inhalten, Konzepten und Schulungsunterlagen, Protokollführung, Offene-Punkte Liste (OPL).
Dokumentation und Ablage (Sharepoint), Durchführung von Schulungen, Partnermanagement, Vendor Management.
GPM / IPMA zertifiziert (D), Verhandlungssicher in Deutsch und Englisch.
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Risiken, Eskalationen: Verantwortlich für das Identifizieren, Erfassen und Aktualisieren der Projektrisiken in Absprache mit den Teilprojekten und der Programmleitung; Unterstützung des Eskalationsmanagers.
Ressourcen On- und Offboarding: Prozessieren der Ressourcenanfragen und Vertragsverlängerungen inklusive Einholen der erforderlichen Freigaben und Genehmigungen, Begleiten des Ausschreibungsprozesses (unternehmensintern und über Drittfirmen), Organisation der Interviews (Teilnahme und Vorauswahl der Kandidaten), Onboarding neuer Projektmitarbeiter und Erstellen von MA-Reportings für die Gesamtprojektleitung.
Gremien: Unterstützung bei der Vorbereitung der Projekt Steuerungskreissitzungen, der internen Lenkungs-Ausschuss-Sitzungen und des Gesamt-Jour Fixes einschließlich Aktualisieren und Zusammenfassen der Teilprojektstatus, Einholen der Zulieferungen, Erstellen der Präsentationsfolien und Nacharbeiten (Protokolle, Offene Punkte).
Transition und Transformation Management: Unterstützung des T&T Managers bei der Organisation der Teilprojekt-Jour Fixes, Entwurf und Erstellung von Reportings und Übersichten.
Unterstützung der Programmleitung bei der Umsetzung verschiedener Aufgaben wie das Erstellen von Status Reports, Beantworten bzw. Bearbeiten eingehender Anfragen und Aufgaben (Veröffentlichen der Projektplanung, Kommunikation & Management-Posts), Dokumentenmanagement und Fortschrittsverfolgung von Aufgabenpaketen.
Ressourcen On- und Offboarding: Prozessieren der Ressourcenanfragen und Vertragsverlängerungen inklusive Einholen der erforderlichen Freigaben und Genehmigungen, Begleiten des Ausschreibungsprozesses (unternehmensintern und über Drittfirmen), Organisation der Interviews (Teilnahme und Vorauswahl der Kandidaten), Onboarding neuer Projektmitarbeiter und Erstellen von MA-Reportings für die Gesamtprojektleitung.
Gremien: Unterstützung bei der Vorbereitung der Projekt Steuerungskreissitzungen, der internen Lenkungs-Ausschuss-Sitzungen und des Gesamt-Jour Fixes einschließlich Aktualisieren und Zusammenfassen der Teilprojektstatus, Einholen der Zulieferungen, Erstellen der Präsentationsfolien und Nacharbeiten (Protokolle, Offene Punkte).
Transition und Transformation Management: Unterstützung des T&T Managers bei der Organisation der Teilprojekt-Jour Fixes, Entwurf und Erstellung von Reportings und Übersichten.
Unterstützung der Programmleitung bei der Umsetzung verschiedener Aufgaben wie das Erstellen von Status Reports, Beantworten bzw. Bearbeiten eingehender Anfragen und Aufgaben (Veröffentlichen der Projektplanung, Kommunikation & Management-Posts), Dokumentenmanagement und Fortschrittsverfolgung von Aufgabenpaketen.
PMO, Mitarbeit im Project Setup und Information Gathering (Beschaffung der Unternehmensdokumentation)
Virtueller Datenraum: Recherche verschiedener Anbieter, Auswahl des geeigneten VDR und VDR Index für das Projekt, Aktualisieren der Dokumente im VDR und Führen der Übersichtslisten, wöchentliches Reporting zum Status der Dokumente im Datenraum.
Unterstützung des Projektmanagers: Organisation, Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Jour Fixes; Erstellen der Statuspräsentation (ppt); Organisation und Durchführung von Workshops zur Identifikation der benötigten Dokumente, und Nachverfolgen der Maßnahmen zur Beschaffung.
Virtueller Datenraum: Recherche verschiedener Anbieter, Auswahl des geeigneten VDR und VDR Index für das Projekt, Aktualisieren der Dokumente im VDR und Führen der Übersichtslisten, wöchentliches Reporting zum Status der Dokumente im Datenraum.
Unterstützung des Projektmanagers: Organisation, Vor- und Nachbereitung der wöchentlichen Jour Fixes; Erstellen der Statuspräsentation (ppt); Organisation und Durchführung von Workshops zur Identifikation der benötigten Dokumente, und Nachverfolgen der Maßnahmen zur Beschaffung.
Wöchentliche Statusmeetings und Reporting: Vorbereitung, Nachbereitung und Durchführung der wöchentlichen Jour Fixes mit den Workstreams. Zusammenfassen des Gesamtstatus für das zentrale PMO und Erstellen der Reportings in Clarity sowie Erstellen der monatlichen (Externen-)Timesheet Reports.
Risks & Issues: Durchführung der Ris & Issue Jour Fixes mit den Verantwortlichen der Workstreams (inkl. Vor- und Nachbereitung); Tracken der Risks/Issues in Clarity
On- und Offboarding der Projektmitarbeiter
Risks & Issues: Durchführung der Ris & Issue Jour Fixes mit den Verantwortlichen der Workstreams (inkl. Vor- und Nachbereitung); Tracken der Risks/Issues in Clarity
On- und Offboarding der Projektmitarbeiter