27.02.2025 aktualisiert
60 % verfügbar
PMO * Interim- /Freiberufliche Assistenz * Projektassistenz * Office Managerin * Eventmanagerin *HR
Wiesbaden, Deutschland
Deutschland
Skills
Lotus NotesHR-ProjekteBaugewerbeKnow HowBankenerfahrungImmobilienwirtschaftVeranstaltungsmanagementInterimassistenzEventmanagementMS-OfficeSekretariatPMOProjektassistenzOfficemanagerinProResca Clarity PPMIRISQuestShare PointRessourcenplanungRessourcenmanagementWorkshop VorbereitungWorkshop-ModerationenTraining / Moderation / WorkshopProjektüberwachungProjekt AssistentProjektverwaltungOnboarding OffboardingPersonalprozessevorbereitende BuchhaltungAngebots & AuftragsmanagementBewerbungsmanagement
Langjährige Berufserfahrung als Projektassistenz/ Sekretärin/Assistentin im leitenden Management, in nationalen und internationalen Unternehmen sowie 9 Jahre Erfahrung im Projektumfeld in der Finanzbranche und Human Resource.
Zu meinen Stärken zähle ich sehr gute organisatorische und kooperative Fähigkeiten sowie Zuverlässigkeit, Belastbarkeit und der Blick für das Wesentliche. Eine selbständige, effiziente und klar strukturierte Arbeitsweise sowie Professionalität und Loyalität zählen zu meinen Kernkompetenzen
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischgut
Projekthistorie
- Hauptverantwortlich als Back Office Managerin für den reibungslosen Betrieb des Geschäftsführungsbüros
- Kalender- und Terminkoordination
- Planung, Koordination und Organisation von Workshops mit internen und externen Teilnehmern, incl. Eventmanagement
- Bearbeitung und Verfolgung von Angeboten für Beratereinsätze in Kundenprojekten
- Unterstützung der Projektleiter in den Projekten zur strukturierten Einführung von Capacity- und Service Management
- Organisation der Schulungen und Trainings
- Organisation und Unterstützung bei der inhaltlichen Durchführung von Workshops während der Projektphasen sowohl remote als auch in der Kundenlokation
- Ausformulierung projektbezogener Dokumente aus PRINCE2 konformen Projekten (Produkte), in Zusammenarbeit mit den Projektleitern
- Vorbereitung von Präsentationsvorlagen, Folien sowie Hand-outs
- Erstellung von Reports in verschiedenen Projekten
- Unterstützung bei der Ressourcenplanung & Abstimmung der Budgets
- Überprüfung der Leistungsnachweise und Rechnungen
- Erstellen der Reisekostenabrechnung
- Vorbereitende Buchhaltung
- Erstellen der Ausgangsrechnungen an die jeweiligen Kunden
- Allgemeine BackOffice Tätigkeiten
- Projektorganisation
- Erstellen und Pflege von Statistiken und Auswertungen
- Erstellen und Aufbereiten von Präsentationsunterlagen und Protokollen
- Briefvorlagen- und Formularerstellung
- Entwicklung von Prospekten und Flyern
- Entwicklung von Marketingkonzepten
- Reise Vor- und Nachbereitung
- Rechnungs- und Mahnwesen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Bewerbungsmanagement
- Personaldatenverwaltung
- Ressourcenmanagement
- Veranstaltungsorganisation
Beratung und Unterstützung im Bereich Shared Service Center
Optimierung von vorhandenen Arbeitsabläufen
Dokumentation von Prozessabläufen
Optimierung von vorhandenen Arbeitsabläufen
Dokumentation von Prozessabläufen