23.07.2024 aktualisiert
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Projekthistorie
Projektreferenz: Elektronische Wohnsitzanmeldung in Schleswig-Holstein
- Situation und Kontext
- Auftraggeber: Dataport
- Region: Schleswig-Holstein, Deutschland
- Projektdauer: Oktober 2023 bis Dezember 2024
- Zielgruppe: Über 140 Kommunen in Schleswig-Holstein
- Herausforderung und Problemstellung
- Herausforderung: Die Implementierung eines landesweiten Systems zur elektronischen Wohnsitzanmeldung stellt eine umfangreiche Aufgabe dar. Die Heterogenität der betroffenen Kommunen erfordert eine flexible und anpassungsfähige Herangehensweise.
- Problemstellung: Ein einheitliches, digitales Anmeldesystem muss entwickelt und in über 140 verschiedenen Kommunen innerhalb eines straffen Zeitrahmens von nur 1,5 Jahren implementiert werden.
- Lösungsansätze
- Projektmanagement: Als Projektleiter übernehmen Sie die Gesamtverantwortung und koordinieren ein Team von 4 Vollzeitmitarbeitern (FTE).
- Effizienzsteigerung: Durch straffe Organisation und effiziente Prozesse ist es geplant, über 140 Organisationen in weniger als 4 Monaten produktiv zu setzen.
- Stakeholder-Management: Enge Zusammenarbeit mit den Kommunen, um eine reibungslose Implementierung und Akzeptanz des neuen Systems zu gewährleisten.
- Ergebnisse und Erfolgsmetriken
- Zielsetzung: Vollständige und zeitgerechte Implementierung des elektronischen Wohnsitzanmeldesystems in über 140 Kommunen.
- Erfolgsmetriken: Implementierungsrate, Nutzerzufriedenheit, Systemzuverlässigkeit und Einhaltung des Zeitplans.
- Konzeptionierung und Koordination von zielgruppengerechten Change Management und Kommunikationsprodukten wie bspw. Videoreihen in Zusammenarbeit mit dem Team sowie der Kommunikationsagentur
- Steuerung und Dokumentation des inhaltlichen Fortschritts sowie der Anpassungsschleifen der entwickelten Produkte
- Sicherstellung des Einhaltens von Meilensteinen/Fertigstellungen der Change Produkte nach dem erstellten Change- und Kommunikationsplan
- Weiterentwicklung des bestehenden Change- und Kommunikationsplans in Zusammenarbeit mit dem Team
- Einbringen von Ideen bezüglich der Erreichung bestimmter Zielgruppen (Gremienmitglieder, mittleres Management, Key User, Anwender/Nutzer)
- Planung, Vorbereitung und Durchführung von Interviews zur Informationsbeschaffung
- Allgemeine Aufgaben des operativen Projektgeschäftes wie bspw. regelmäßige Abstimmung mit Team
- Weiterentwicklung und Umsetzung der Change Story anhand Vision, Leitbild und Leitmotiv
- Operatives Projektmanagement:
- Implementierung von OZG-konformen Prozessen und Technologien.
- Überwachung und Steuerung von E-Government-Projekten zur Verwaltungsmodernisierung.
- Sicherstellung der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets in Projekten, die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung vorantreiben.
- Anforderungs- und Prozessmanagement im Themenfeld „Querschnitt“:
- Analyse und Gestaltung von übergreifenden, digitalisierten Prozessen im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG).
- Integration von E-Government-Lösungen in bestehende Verwaltungsstrukturen.
- Bewertung und Anpassung von Prozessen zur Förderung einer effizienten und nutzerorientierten Verwaltung.
- Erstellung von Anforderungsspezifikationen:
- Detaillierte Ausarbeitung von technischen und funktionalen Spezifikationen für OZG-konforme E-Government-Anwendungen.
- Berücksichtigung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen in der digitalen Verwaltung.
- Recherche von Leistungen:
- Identifizierung und Analyse von digitalen Dienstleistungen, die im Rahmen von OZG und E-Government implementiert werden können.
- Bewertung von Best Practices und innovativen Lösungen im Bereich der Verwaltungsmodernisierung.
- Unterstützung beim Reorganisationsprozess:
- Beratung bei der Umstrukturierung von Verwaltungsabläufen zur Integration digitaler Lösungen.
- Entwicklung von Strategien zur Optimierung von Prozessen unter Berücksichtigung der OZG-Anforderungen.
- Stakeholdermanagement:
- Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Schlüsselakteuren in OZG- und E-Government-Projekten.
- Kommunikation und Koordination zwischen Behörden, IT-Dienstleistern und Nutzern.
- Changemanagement:
- Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Förderung der Akzeptanz und Anwendung von E-Government-Lösungen.
- Begleitung von Veränderungsprozessen in der Verwaltung, um eine reibungslose Transition zu digitalen Dienstleistungen zu gewährleisten.