06.09.2022 aktualisiert
teilweise verfügbar
Projektassistenz, PMO
Hünxe, Deutschland
Deutschland
Dipl.-Ing. (FH)Skills
PMO - Project Management OfficeProjektassistenzTeamassistenzTeam AssistenzKommunikationJira & ConfluencejivePowerPoint Präsentationen
- MS Office
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- Publisher
- Access
- OneNote
- MS Project
- Jive Admistration
- SharePoint Administration
- JIRA
- Confluence
- MS Visio
- Lotus Notes
- Webex
- Prezi
- StaffITpro
- Adobe Dreamweaver CS3
- Visual Paradigm
- Clarity
- Ariba
- CMS
- Novell GroupWise
Sprachen
DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischGrundkenntnisse
Projekthistorie
Unterstützung bei der Vorbereitung eines CarveOuts mit Börsengang eines Unternehmensbereichs.
- Pflege des Projektpans (Project)
- Nachhalten der Klärung offener Punkte und Dokumentation (Confluence)
- Pflege des Projektplans in MS Project
- Erstellung und Pflege der offenen Punkte in Confluence
- Verknüpfung der offenen Punkte mit JIRA-Tickets
- Single Point of Contact für alle Projektmitglieder sowie für die Fachbereiche vor Ort und Ausland (Englisch und Deutsch)
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings (u.a. via Zoom (Videokonferenz))
- „Hosten“ der wöchentlichen IT-Meetings auf Englisch und Deutsch
Aufgaben
Technisches Umfeld
- Pflege der Ressourcenplanungsliste in MS Project
- Externe Dienstleister:
- Ermittlung und Planung des Beraterbedarfs
- Bestellung externer Berater
- Einsatzplanung externer Berater
- Ansprechpartner für externe Dienstleister bzgl. Ressourcenplanung, Beauftragung und Leistungs-Abrechnung
- Kontrolle der Leistungsnachweise
- Controlling:
- Anlegen der Bestellungen entsprechend der Budgetplanung
- Pflege der Beraterbestellungsübersicht in Excel (aktueller Stand der Ausgaben und Übersicht über alle Dienstleister und deren Abrechnungen)
- Rechnungsklärung zu Beraterbestellungen in SAP
- On- und Offboarding externen Dienstleister
- Erstellen von Protokollen und Nachhalten der Abarbeitung von Aktionspunkten
- Organisation der Zuschlagszahlung für interne Mitarbeiter für Wochenend- oder Feiertagsarbeit
- Erstellung, Monitoring und Pflege der Urlaubs- und Anwesenheitslisten der internen Mitarbeiter
- Reiseplanung und Erstellung der Reisekostenabrechnungen
- Organisation von Meetings und größeren Team-Veranstaltungen
- Planung von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und Ablage der Gesprächsprotokolle
- Organisation und Buchung von externen Trainings und Schulungen für interne Mitarbeiter
- Bestellung von Büromaterial
- Organisation von Meetings und Besprechungen (auch via Webex)
Technisches Umfeld
- MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint, OneNote)
- MS Project
- SAP ERP
- Webex