Senior Projektmanager | Pimcore Consultant | Productowner Digitalisierung & E-Commerce

Beim nebenstehenden Unternehmen begleitete ich unter anderem hautpverantwortlich zwei größere Projekte

1. Shop-Migrationsprojekt (Magento 1 auf Magento 2)
2. Digitalisierung der Abteilung Marketing

Der Arbeitsschwerpunkt lag demzufolge in den Bereichen E-Commerce, Projektmanagement und Digitalisierung.

Projekt 1: Shop-Migration 
Ich war als Projektmanager und Product Owner im E-Commerce Migrationsprojekt von August 2018 bis Oktober 2019 für die Migration von vier OTC-Shops in Magento 2 „Commerce“ für die Apotheke Zur Rose im B2C zuständig. Dabei trug ich Budgetverantwortung und übernahm die fachliche Mitarbeiter- und die Agentur-Steuerung.
Der Projektauftrag beinhaltete:

1. Vollständige Migration von drei Apothekenshops (zurrose.de + zurrose.at + vitalsana.com) auf ein neues Zielsystem und eine weitere Marke (vfg.com) in den neuen ZR.DE-Shop.
2. Vollständige Ablösung der unterschiedlichen Shopsysteme (Magento 1 + Braintags-Shop) und Überführung in ein Magento 2 ,Commerce' (Enterprise)-System mit mehreren Instanzen.
3. Einführung eines zusätzlichen Product Information Management (PIM)-Systems basierend auf Pimcore
4. Finden hochgradiger Synergien & Reduzierung von Prozessen, Entwicklungsaufwänden und Betreuungskosten.
5. Vollständiger Erhalt und Funktionalität aller bisher angeschlossenen ERP-Systeme.
6. Anpassung nur weniger Prozesse beim Kooperationspartner Apotheke Zur Rose.
7. Verschmelzung zweier Marken während der Migration von ,vfg.com' zu ,zurrose.de'.

Projektziele

• Umstieg vom Shopsystem Magento 1 auf Magento 2 für zurrose.de + zurrose.at
• Ablösung des alten Vitalsana-Shops durch Umzug auf Magento 2
• Einführung eines PIM-Systems für alle Mandanten
• Skalierbare Mandantenfähigkeit
• Umstellung der Shops auf Mobile-Ready
• Konsolidierung der ECO-Systeme im Marketing
• Einheitliches Tracking-System und einheitliche Tagmanager
• Einheitliche Newsletter-Systeme und einheitliches PIM-System
• Einheitlicher Payment-Service-Provider
• Migration des Kooperationspartners Apotheke vfg.com in die zurrose.de
• Wechsel der Magento-Agenturdienstleister
• Einhaltung Projekt-, Zeit- und Ressourcenbudget

Umsetzungs-Anteile

• 40% intern
• 50% Webshop-Agentur
• 10% andere Dienstleister

E-Commerce Toolsetup

• Pimcore (Produktinformationssystem)
• PROKAS (Apothekenkassensystem)
• Axapta (ERP-System)
• Navision (ERP-System)
• Payone (Zahlungsdienstleister)
• Google 360 und Google-Tagmanager
• Emarsys (Newslettersystem)

 
Projektumfang

• 25 Teilprojekte insgesamt
• ca. 25 beteiligte Mitarbeiter, davon 3 Projektmanager/ Product Owner
• ca. 10 Personen der beteiligten externen Agentur

 
Herausforderungen

• Umsetzung Projektsetup im laufenden Projekt aus Zeitgründen
• Hochkomplexe Migration
• Apotheken-Shops in unterschiedlichste Systemlandschaften eingebettet
• Unterschiedliche Funktionen für jeden Shop und dahinterliegende Prozesse
• Vereinfachung und Erarbeitung von Synergien
• Projekte im Projekt
• Evaluierung, Aufsetzen und Einführung PIM-System für die Artikelpflege
• Wechsel von mehreren Zahlungsanbietern zu einem Payment Provider
• Zeitliche Harmonisierung diese Projekte mit dem eigentlichen Projekt
• Dienstleisterwechsel im Bereich der Magento-Shopentwicklung
• Umstellung der internen Projektarbeit auf teilagile Arbeitsweise
• Integration einer "fremden" Marke (Vitalsana)

 
Meine Tätigkeitsschwerpunkte:
Projektsetup

• Projekt-/Produktziele festlegen
• Productvision-Board erstellen
• Kick-Off vorbereiten/durchführen
• Risikoanalysen
• Anforderungsanalyse mit Stakeholdern durchführen
• Scope und MVP für das Projekt abstimmen
• Rollen, Tätigkeiten und Personen im Projekt definieren
• Regeltermine festlegen
• BudgeUKostenrahmen ermitteln
• Ressourcen ermitteln (intern, extern)
• Ausschreibungen/Stellenbeschreibungen erstellen
• Tool-Setup definieren
• Einrichten Confluence-Bereich
• Aufsetzen JIRA-Projekt
• Agenturauswahl
• Projekt strukturieren (Teilprojekte, Meilensteine, Abhängigkeiten, Roadmap, User-Stories,
• Epics, ... )

 
Projektdurchführung

• Budget-Controlling
• Aufbau von Controlling-Strukturen und regelmäßiges Monitoring
• Reporting
• Ressourcenplanung
• Kommunikation mit allen Beteiligten: Dailys, Weeklys, Review-, Planungsmeetings
• Projektbegleitung
  • Sicherstellung vorhandener Prozesse
  • Einführung neuer Prozesse im Team/im Unternehmen inkl. Schulung der Key-User
  • Informationsaufbereitung und -verteilung
  • Dokumentation der wichtigsten Prozesse, Funktionen
• Koordination externer Technologiedienstleister und Sicherung der Umsetzungsqualität
• Erstellung und Umsetzung von Spezifikationen, Akzeptanzkriterien,
• Aufwandsabschätzungen
• Releaseplanung
• Begleitung von Deployments
• Projektüberwachung
  • Risiken
  • Ziele und Meilensteine
  • Kosten
  • Qualität
  • Systeme
  • Prozesse

Projektrollout und Abschluss

• Planung und Timeline
• Erstellung von Go-Live-Checklisten
• Koordination aller Beteiligten
• Identifikation der Risiken
• Fehlermonitoring
• Dokumentation des Projektfortschritts
• Übergabe und Pflege Backlog verbleibender Arbeiten
• Überführung regelmäßiger Arbeiten in den operativen Betrieb

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Projekt 2: Digitalisierung/Digitale Transformation

Seit November 2017 verfolgte ich die schrittweise Einführung digitaler und agiler Arbeitsmethoden in der
Abteilung Marketing. Viele Themen rund um Digitalisierung wurden mir übertragen. Insbesondere die Themen Digitale Welt, Agile Arbeitsmethoden, Tool-Landschaft, Digitalisierung von Prozessen, Konzeption mobiles Arbeiten für die Marketing-Abteilung. Die Digitalisierung erfolgte im Marketing wie folgt

Einführung von Confluence

• Initiative zur Einführung von Confluence als Dokumentations- und Archivtool
• Verantwortung für den schrittweisen Aufbau zahlreicher Wissensbereiche
  • Zurverfügungstellung geeigneter Confluence-Strukturen für Mitarbeiter
  • Erstellung von Berechtigungs-Konzepten
  • Konfiguration der entsprechenden Bereiche
  • Recherche zu geeigneten Confluence-Erweiterungen
• Verfolgung der stufenweisen Einführung des Tools
  • zunächst für einzelne Personen
  • dann für kleine Teams
  • bis hin zur komplette Marketing-Abteilung
• Transformation im Marketing
  • weg von Word ---+ hin zu Confluence
  • Hinweise zur korrekten Nutzung des Tools an das Team
  • Zielerreichung, da die Mitarbeiter den Nutzen und die Vorteile von Confluence
  • erkannten
• Übernahme folgender Rollen
  • Confluence-Administrator
  • Stratege für strukturiertes Wissensmanagement
  • Mentor und Ansprechpartner für Kollegen

Einführung von JIRA

• Initiative zur Einführung von JIRA, zunächst im Rahmen des Webshop-Projektes, später
• auch für die allgemeine Aufgabensteuerung im Marketing
• Verantwortung für die auch hier erfolgte wieder die schrittweise Einführung
  • Aufsetzen eines ersten Projekte zunächst für das Webshop-Team
  • inkl. Schulung und Transformation des eigenen Teams
  • später folgten über Key User und Multiplikatoren ca. 15 weitere JIRA-Projekte, die zur Transformation der Marketing-Arbeitsprozesse führten, die Einführung wurde durch umfangreiche und bedarfsgerechte Schulungsangebote begleitet

Einführung Slack

• Initiative zur Einführung von SLACK für die virtuelle Zusammenarbeit im Webshop Team --> später in gesamten Marketing-Abteilung
• Administration und Schulung der Mitarbeiter

Unterstützung der Kollegen beim Digitalisierungsprozess

• Schulung
• Moderation
• Korrekturschleifen
• Ansprechpartner für Rückfragen und Bedenken unter Beachtung von unterschiedlichen Bedarfen und Geschwindigkeiten