Senior Projektmanager / Programm-Manager / Anforderungsmanager / IT-Berater / Experte Zeitwirtschaft

Projektthema: Durchführung einer Vorstudie für den Kunden im Anwendungsbereich der Zeitwirtschaft. Das Ziel der Vorstudie war die Analyse und Spezifikation der Anforderungen für die Einführung einer neuen Projektzeitwirtschafts-Software, inkl. Controlling-, Reporting- & Schnittstellen-Funktionalitäten, sowie eine Marktevaluierung und Anbieter-Vorauswahl.

Eigene Verantwortlichkeiten:

• Anforderungsanalyse und detaillierte Anforderungsspezifikation im Anwendungsbereich der Projektzeitwirtschaft.
• Vorbereitung und Durchführung von zahlreichen Workshops zur Ermittlung der Anforderungen sowie Review-Workshops für die Prüfung und Abnahme der Anforderungen.
• Grobe Marktevaluierung und Anbieter-Vorauswahl: Recherche und Erstellung einer Produkt-Liste mit über 50 Produkten für die nachfolgende Umsetzung der Projektzeitwirtschaft.
• Erstellung von UML Use Case – Diagrammen, Klassendiagrammen und Aktivitätsdiagrammen als Teil der Anforderungsspezifikation und des Lastenheftes.
• Erstellung eines Architektur-Entwurf mit Schnittstellen für den Soll-Zustand.
• Definition der Anforderungen für eine nachfolgende PoC-Implementierung.
• Ausarbeitung eines Rollenkonzeptes für die Soll-Situation mit beteiligten Akteuren.
• Ausarbeitung, Planung & Schätzung des weiteren Vorgehens nach Abschluss der Vorstudie.
• Fortlaufende Beratung des Kunden als Experte im Bereich der Zeitwirtschaft und Stakeholder-Management beim Kunden.
• Fortschritts-Reporting an das Management des Kunden.

Stichworte zum Projekteinsatz: Großhandel, Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Projektzeiterfassung, Projektzeitwirtschaft, Controlling, Gehaltsabrechnung, HR, HR IT, HR-IT, Requirements Engineering, Anforderungsmanagement, Ist-Analyse, Business Analyse, Anforderungsanalyse, Anforderungsspezifikation, Soll-Konzeption, PoC, Prozess-Optimierung, Digitalisierung, Lastenheft, Vorstudie, Marktevaluierung, Produktauswahl, Anbieter-Vorauswahl, UML, Enterprise Architect, IT-Beratung, Management-Beratung.

Projektthema: Einführung einer Zeiterfassungs-Software beim Kunden im Anwendungsbereich der Zeitwirtschaft und Digitalisierung der Zeitwirtschafts-Prozesse. Das Projekt umfasste sämtliche Phasen inklusive Ist-Analyse, Soll-Konzeption der neuen Lösung, Marktevaluierung, Ausschreibung und Produktauswahl, Implementierung, Test, Training und Rollout.

Eigene Verantwortlichkeiten:

• Selbstständige Durchführung einer detaillierten Ist-Analyse beim Kunden, inklusive der Analyse von fachlichen und technischen Anforderungen sowie der aktuellen Geschäftsabläufe (insgesamt 50 Workshops). Unter anderem Spezifikation von insgesamt 104 verschiedenen Ist-Prozessen.
• Spezifikation der künftigen Lösung in Form eines Lastenheftes, inklusive Abstimmung und Abnahme aller Anforderungen, Konzeption der Soll-Prozesse, Spezifikation des Regelwerks, Entwurf der neuen Architektur, Spezifikation künftige Akteure und Zeitarten (insgesamt 80 Workshops).
• Marktevaluierung und grobe Bewertung von über 200 Produkten gegen die Anforderungen.
• Detaillierte Evaluation möglicher Lösungskandidaten im Rahmen eines systematischen Ausschreibungs- und Auswahlprozesses & Management von 15 Anbieterfirmen. Bewertung der Lösungskandidaten, inkl. der Phasen RFI, RFP, Detailevaluierung und Scoring-Verfahren mit Testinstallationen, PoC-Implementierungen. Erstellung eines Abschlussberichts mit allen Ergebnissen und einer Produktempfehlung für die künftige Lösung.
• Planung und Management der agilen Implementierung und der Tests der neuen Lösung in Zusammenarbeit mit dem Lösungsanbieter der neuen Software.
• Vollumfängliches Projektmanagement für alle obigen Aktivitäten in Zusammenarbeit mit der Projektleitung des Kunden in einer Tandem-Konstellation. Regelmäßige Berichterstattung an das Senior Management des Kunden (insbesondere Bereiche HR und Betriebsrat).

Stichworte zum Projekteinsatz: Telekommunikation, Zeiterfassung, Zeitwirtschaft, Gehaltsabrechnung, HR, HR IT, HR-IT, SAP HCM, Projektmanagement, IT-Beratung, Management-Beratung, Anforderungsmanagement, Requirements Engineering, Ist-Analyse, Business Analyse, Anforderungsanalyse, Anforderungsspezifikation, Soll-Konzeption, Prozess-Optimierung, Digitalisierung, Lastenheft, Pflichtenheft, Ausschreibung, RFI, RFP, Proof of Concept, PoC, Produktauswahl, Agile Implementierung, Rollout, Betriebsrat, Mitbestimmung, Confluence, UML.

Projekt 1: Durchführung einer Vorstudie für den Kunden im Anwendungsbereich der Zeitwirtschaft. Ziel der Vorstudie war es, die Vorgaben und Rahmenbedingungen für die vollständige Analyse und Dokumentation eines Systems der Mehrarbeitsabrechnung festzulegen, die Aufwände/Kosten für die Projektdurchführung zu ermitteln und eine Grobplanung für die Projektdurchführung zu erstellen.

Projekt 2: Ist-Analyse eines bestehenden Zeiterfassungs-Systems im Anwendungsbereich der Zeitwirtschaft und Erstellung einer detaillierten Systembeschreibung zwecks Neuausschreibung des Zeiterfassungs-Systems. Planung und Koordination aller Projektaktivitäten in einem virtuellen Projekt.

Eigene Verantwortlichkeiten in Projekt 1:

• Detaillierte Ist-Analyse des Systems der Mehrarbeitsabrechnung im Bereich der Zeitwirtschaft auf der Grundlage vorhandener Dokumentationen und vorheriger Kenntnisse.
• Review und Qualitätssicherung vorhandener Dokumentationen im Rahmen der Ist-Analyse (z.B. fachliche Konzeptionen, Systembeschreibungen).
• Identifikation und Bewertung aller potentiellen Themen für die Projektdurchführung und Festlegung des Scopes für die Projektdurchführung in enger Abstimmung mit dem Kunden.
• Definition von notwendigen Rahmenbedingungen und Vorgaben für das durchzuführende Projekt, z.B. geltende Annahmen, erwartete Ergebnisse und Vorgaben zum Projektvorgehen.
• Analyse und Definition der Arbeitspakete für die Projektdurchführung.
• Vorbereitung und Anleitung aller Aufwandsschätzungen für die definierten Arbeitspakete sowie Ermittlung der Kosten für die Projektdurchführung.
• Erstellung einer Grobplanung für die Projektdurchführung unter Berücksichtigung der definierten Arbeitspakete, der Aufwandsschätzungen und der erwarteten Kapazitäten.
• Koordination und Moderation aller obigen Tätigkeiten, Dokumentation aller Ergebnisse, Beratung des Kunden sowie regelmäßiges Reporting an das Management des Kunden.

Eigene Verantwortlichkeiten in Projekt 2:

• Durchführung einer detaillierten Ist-Analyse für das zentrale Zeiterfassungs-System des Kunden, inklusive Analyse der Schnittstellen des Systems zu den benachbarten Systemen im Bereich der Zeitwirtschaft (Dispositionssysteme, Mehrarbeitsabrechnung, HR-Systeme, usw.).
• Erstellung einer umfassenden Systembeschreibung für das Zeiterfassungs-System bestehend aus: Übersicht Ist-Anwendungslandschaft; Aktuell umgesetzte funktionale sowie nicht-funktionale Anforderungen; Gesamtarchitektur (Außensicht sowie Innensicht); Schnittstellen; Datenmodell und Datenkatalog; Oberflächen/Masken; Druckausgaben; Fehlermeldungen; Berechtigungskonzept; Dokumentationen; Ansprechpartner; Glossar; künftige Anforderungen.
• Vorbereitung und Durchführung von zahlreichen Interviews und Workshops vor allem mit den System-Verantwortlichen (System Manager) und den Entwicklern zwecks Ermittlung und Dokumentation der obigen Punkte. Außerdem direkte Analyse des Zeiterfassungs-Systems durch eigene Verwendung sowie Analyse und Bewertung bereits vorhandener Dokumentation.
• Planung und Koordination aller Projektaktivitäten für die obigen Arbeiten sowie regelmäßige Berichterstattung an das Management des Kunden über Fortschritt und Risiken.
• Qualitätssicherung und fortlaufende Beratung des Kunden auf Basis der gewonnen Erkenntnisse (Schwachstellen-Analyse) und hinsichtlich der Vorbereitung der Ausschreibung.
• Systematischer Einsatz von Requirements Engineering – Methoden für die Anforderungs-Analyse und die Anforderungsspezifikation im Rahmen der beschriebenen Tätigkeiten. Verwendung der Modellierungssprache UML und des Werkzeugs Enterprise Architect.

Stichworte zum Einsatz (beide Projekte): Medien, Fernsehen, TV, Öffentlich-rechliche Sendeanstalt, HR, Zeitwirtschaft, Zeiterfassung, Zeitmanagement, Mehrarbeit, Mehrarbeitsabrechnung, Vorstudie, Ist-Analyse, Anforderungsanalyse, Anforderungsspezifikation, Business Analyse, Requirements Engineering, Systembeschreibung, Ausschreibung, Planung, Projektplanung, Projektmanagement, Projektkoordination, IT-Beratung, Management-Beratung, Qualitätssicherung, QS, Dokumentation, HR IT, HR-IT, UML, Enterprise Architect.