20.11.2025 aktualisiert

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PMO und Projektkoordination

Leipzig, Deutschland
Leipzig +500 km
Fremdsprachensekretärin/Europa-Korrespondentin
Leipzig, Deutschland
Leipzig +500 km
Fremdsprachensekretärin/Europa-Korrespondentin

Profilanlagen

Arbeitszeugnis Executive Assistant.png
ITIL4 Foundation Zertifikat, KKühn.pdf
Teilnahmebescheinigung ITIL4 Foundation, KKühn.pdf
Referenzschreiben K.Kühn_HLKomm.pdf
Referenz Projektätigkeiten PVA_KKühn1.pdf
Referenz Projektätigkeiten PVA_KKühn2.pdf
Empfehlungsschreiben PVA_KKühn1.pdf
Empfehlungsschreiben PVA_KKühn2.pdf
IBM Introduction to Project Managament_Zertifikat.pdf
Projekt CV_Kathleen Kühn NOV25.pdf
Empfehlungsschreiben RTL.pdf
Empfehlungsschreiben Actcon.pdf

Über mich

| IT, Telekom, öffentlicher Sektor, Start-ups und Medien | Struktur, Stil und saubere Übergaben - Trusted by high-profile and VIP clients (u. a. RTL, Polizei, Freistaat Sachsen, Pyür Business) -

Skills

Überprüfung der FaktenBuchhaltungAnpassungsfähigkeitVerwaltungsrechtAdobe PhotoshopKalenderverwaltungAgile MethodologieAnalytisches DenkenAsanaConfluenceJiraMicrosoft AzureTelekommunikationVoIPKundenbeziehungsmanagementGeschäftskorrespondenzUnternehmenstransformationTabellenComplianceDatenverarbeitungCRM-SystemeKundenkommunikationDatasheetsProjektplanungDokumentenmanagementDigitale TechnologieDigitalisierungMicrosoft Dynamics CrmWirtschaftSpam FilterFehler ErkennenGoogle DocsGoogle-AnwendungenGoogle KalenderÖffentliche VerwaltungITILSoziale KompetenzProjektmanagementFertigkeiten im Medizinischen BereichMedizinische TerminologieMicrosoft OnenoteMicrosoft ProjectSap ErpOrganisationskommunikationPräsentationsprogrammeProjektzusammenarbeitPower BiDatei-OrganisationSchreiben von DokumentationSicherheitsrichtlinienMicrosoft SharepointVirtuelles BüroCisco WebexVertragserstellungAblaufplanungDemonstrations-FähigkeitenVerwaltungstätigkeitenDATEVZapierDatenschutzDatenbank-MigrationAssistenz der GeschäftsführungInformatikProjektunterstützungSekretariatserfahrungFremdsprachenkorrespondenzEmpathischPersönliche AssistenzKpi-BerichterstattungBeschwerdemanagementIT-Projektmanagement
Projektmanagement, PMO & (virtuelle) Assistenz
Erfahrene PMO- und Projektkraft mit Fokus auf Digitalisierungs- und IT-Transformationsprojekte – insbesondere im öffentlichen Sektor, in der Telekommunikation, Start-ups und Medien.
Ich denke mit, greife ein, entlaste. Und sorge dafür, dass Projekte nicht nur laufen, sondern wirken.

Was Auftraggeber mit mir gewinnen:
• Klarheit und Überblick, auch in komplexen Strukturen
• Strukturierte Prozesse ohne unnötige Bürokratie
• Verlässliche Kommunikation mit Fingerspitzengefühl
• Agiles Denken mit gesundem Realitätssinn
Projektunterstützung & Administration
  1. Projekt-, Personal- und Terminplanung, PMO-Services
  2. Erstellung und Pflege von Projektplänen, Statusberichten, Entscheidungsvorlagen
  3. Organisation und Dokumentation von Meetings (Agenda, Protokolle, Follow-up)
  4. Vertragsvorbereitung, Fristenmanagement, Rechnungsstellung, Mahnwesen
  5. Reise-, Kalender- und Dokumentenmanagement
  6. Planung und Koordination von Veranstaltungen oder internen Schulungen
Kommunikation & Kundenmanagement
  1. Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch
  2. Kundenkommunikation, Eskalationsmanagement, Reporting
  3. Erstellung von Präsentationen, Berichten und Vorlagen
  4. Schnittstellenmanagement zwischen Management, Team und Partnern
  5. Aufbau und Pflege eines verlässlichen Netzwerks
Methoden, Zertifizierungen & Sicherheit
  1. Agile Methoden und dynamische Prozesse
  2. ITIL®4 Foundation (12/2023), IBM Projektmanagement (01/2025)
  3. Strategische Analyse, strukturierte Fehlererkennung, Zukunftsorientierung
  4. Kenntnisse in Sicherheitskonzepten, Datenschutz und Compliance
Tools & Technologien

Projekt- & Kollaboration: Asana, Jira, Confluence, Notion
Microsoft: Office 365, SharePoint, Dynamics CRM, Power BI, Azure Basics
Daten & Systeme: DMS, M-Files, SAP ZRP 6.0/SPS12, GeoMap
Technik: HTML/CSS-Grundlagen, VOIP-Integration, Zapier (No-Code), Postfachsysteme
Design: Adobe Photoshop, Acrobat Pro, visuelle Dokumentgestaltung
Kommunikation: Teams, Zoom, Webex, Rocket.Chat, Google Workspace
Branchen- & Sozialkompetenzen
  1. Erfahrung im öffentlichen Dienst, Telekommunikation, Kreativ- und Start-up-Bereich
  2. Kenntnisse in Inklusion, Sozial- und Verwaltungsrecht
  3. Wirtschaftliches Denken, realistische Einschätzung von Chancen und Risiken
Soft Skills & Persönlichkeit
  1. Empathisch, strukturiert, loyal, belastbar
  2. Seismografisches Gespür für Teamdynamiken
  3. Fundierte Urteilsfähigkeit, ausgezeichnete Merkfähigkeit
  4. Aufbau tragfähiger Beziehungen und vertrauensvoller Kommunikation
Kurz gesagt
Ich kombiniere Struktur mit Menschlichkeit, Organisation mit Technikverständnis und schaffe die Basis, damit Projekte effizient, transparent und mit Wirkung umgesetzt werden.
Website

Sprachen

DeutschMutterspracheEnglischverhandlungssicherFranzösischgutSpanischGrundkenntnisse

Projekthistorie

Selbstständig als Projektmanagerin/PMO/(virtuelle) Assistenz

Kathleen Kühn - Projektmanagement/PMO/Assistenz

Sonstiges

< 10 Mitarbeiter

  1. Ganzheitliche Unterstützung in Projektmanagement, PMO und als Assistenz, von strategischer Planung bis zur operativen Umsetzung.
  2. Fokus auf Digitalisierung, IT-Transformation und Prozessoptimierung in dynamischen Umgebungen.
  3. Verantwortung für Projektkoordination, Planung, Steuerung und Reporting in hybriden und agilen Arbeitsmodellen.
  4. Erstellung von Reports, Analysen und Entscheidungsgrundlagen für Stakeholder sowie strukturierte Organisation von Abläufen, Terminen und Kommunikation.
Auftraggeber & Projekthintergrund:
Begleitung von Konzernen, Mittelstand und Start-ups beim Aufbau, der Strukturierung und Optimierung von Projekt- und PMO-Prozessen. Zusammenarbeit u. a. mit öffentlichen Einrichtungen (Ministerien, Polizei, Verwaltung), Telekommunikations- und Medienunternehmen (RTL Media Group u. a.) sowie innovativen Start-ups in Digitalisierungs- und IT-Projekten. Übernahme von leitungsnahen Kommunikations-, Steuerungs- und Koordinationsaufgaben zur Entlastung und Entscheidungsunterstützung des Managements.

Branchen: Öffentlicher Sektor · Telekommunikation · Medien & Entertainment · IT & Digitalisierung · Immobilien · Marketing/PR & Design · Start-ups

Zusätzliche Erfahrung:
Optimierung administrativer Prozesse und Belegorganisation in KMUs, Einführung effizienter Abläufe im Rechnungswesen und Dokumentenmanagement.

Interims Executive Assistant & PMO-Unterstützung

RTL Group

Medien und Verlage

5000-10.000 Mitarbeiter

Interimsmandat auf Management-Level mit klarem Fokus auf PMO-Kompetenzen, IT-Affinität und internationaler Kommunikation für den Medienkonzern RTL, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*beauftragt durch actcon GmbH

Interimistische Vertretung der Executive Assistant im Managementteam (C-Level)

Tätigkeiten:
  1. Eigenständige Planung, Koordination und Dokumentation von Management-Terminen inkl. Unterlagen, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen
  2. Korrespondenz und Kommunikation auf Deutsch und Englisch auf Management-Ebene
  3. Projektbezogene Unterstützung mit PMO-Skills: effiziente Kommunikations- und Dokumentationsprozesse, Schnittstellenkoordination, Reporting
  4. Reiseorganisation (national & international) inkl. Abrechnung und Budgetüberwachung
  5. Prüfung und Freigabe von Rechnungen
  6. Organisation von Offsites, Veranstaltungen und teamübergreifenden Meetings
Ergebnis: Maximale Entlastung des Managements, on Point, sofort einsatzbereit, effizient und hochkonzentriert, kombiniert mit PMO-Kompetenz und internationaler Kommunikationserfahrung.

Tools: MS Teams, Outlook, MS Office, Reisebuchungstool Onesto, Rechnungsfreigabe- u. Bearbeitungstool Webcycle
Auslastung: 87,5% bei 35 h/Woche

Vertriebsassistenz & operative Projektunterstützung mit technischer Prozessverantwortung

ClubLife Consulting UG

Marketing, PR und Design

< 10 Mitarbeiter

Beauftragtes Mandat für ein wachstumsorientiertes Start-up an der Schnittstelle von Telekommunikation, Eventorganisation und Musik-/Kreativbranche, hybride Arbeitsweise (vor Ort und Remote)*
*Direktbeauftragung durch Endkunde

Tätigkeiten:
  1. Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, Prozessentwicklung und interner Kommunikation.
  2. Aufbau klarer Abläufe zwischen Vertrieb, Marketing und Eventplanung.
  3. Qualifizierung und Nachverfolgung von Leads anhand eines strukturierten Telefonskripts sowie Pflege und Dokumentation im CRM-System.
  4. Konzeption und Umsetzung digitaler Tools: Postfach-Migrationen, Einrichtung automatisierter Filterregeln, VOIP-Integration und Aufbau eines cloudbasierten CRM-Workflows.
  5. Erstellung technischer HTML-Mail-Signaturen, Aufbau eines Score-basierten Bewertungssystems mit Google Sheets & Zapier (No-Code Automation) sowie Konzeption der Anbindung an Umsatz.io.
Ergebnis: Durch den Aufbau strukturierter Prozesse, technischer Workflows und eines automatisierten Leadqualifizierungssystems entlastete ich die Geschäftsführung spürbar und stärkte die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Event und Marketing.

Tools & Technologien: Google Workspace (Sheets, Docs, Forms, Drive), Notion, CRM-Systeme, Zapier, MS Office, HTML/CSS-Grundlagen, VOIP-Integration, Zoom, Outlook, Thunderbird
Auslastung: 2 Tage/Woche, flexibel zu parallelen Projekten

Zertifikate

Introduction to Project Management

IBM

2025

ITIL4 Foundation

IT-Schulungen.com

2023

Bewertungen

"Kathleen hat uns in der Organisation von diversen Projekten sehr zuverlässig und präzise unterstützt. Besonders hervorzuheben ist, dass sie immer mehrere Schritte vorausdenkt und sämtliche Optionen selbständig erkennt und hervorbringt, die zu einem zuverlässigen Tagesablauf beigetragen haben. Wir danken Kathleen für ihre sehr herzliche und zielgerichtete Unterstützung bei uns und wünschen ihr weiterhin erfolgversprechende Aufträge."

ClubLife Consulting UG

Geschäftsführer (Philipp Walluks)

"Kathleen unterstützte RTL interactive im Executive Support für mehrere C-Level-Führungskräfte. Sie überzeugte durch extrem schnelle Einarbeitung, hohe Eigenständigkeit und maximale Effizienz. Komplexe Kalender, internationale Kommunikation, Terminserien, Reisen und Ad-hoc-Anforderungen steuerte sie souverän. Sehr professionelle Zusammenarbeit, eine klare Weiterempfehlung."

RTL interactive GmbH

Chief Streaming Officer (Nieslony, Henning)

"Die Zusammenarbeit mit Kathleen war jederzeit professionell, strukturiert und zuverlässig. Sie denkt mit, handelt lösungsorientiert und bringt wertvolle Impulse ein. Besonders beeindruckend ist ihre ruhige, klare Art – auch in komplexen Projektsituationen. Fachlich top, menschlich angenehm – eine echte Bereicherung für jedes Team. Ich empfehle Kathleen uneingeschränkt weiter."

DO IT-Consulting

Inhaber

"Kathleen bringt Struktur in Projekte, wo andere noch sortieren. Sie ist verlässlich, empathisch, schnell – und eine Projektkraft mit Haltung. Wer mit ihr arbeitet, spürt sofort: Das hier ist mehr als PMO oder Assistenz – das ist Verantwortung. Ich würde sie jederzeit empfehlen. Persönliche Empfehlung, Wegbegleiter (privat)"

Privat

Wegbegleiter (Persönliche Empfehlung)

"Frau Kühn arbeitet strukturiert, zuverlässig, vorausschauend und professionell. Sie war als PMO in einem sehr wichtigen Projekt tätig und absolvierte ihrer Arbeit sehr souverän."

Polizeiverwaltungsamt Sachsen

Mitarbeiter Projekt (Thomas Schneider)

"Liebe Community, Kathleens Professionalität, Effizienz und Zuverlässigkeit haben maßgeblich zum reibungslosen Ablauf unserer Geschäftsprozesse beigetragen. Sie war stets organisiert, proaktiv und zeigte ein hohes Maß an Eigeninitiative. Besonders beeindruckt hat mich ihre Fähigkeit, auch unter Druck ruhig zu bleiben und komplexe Aufgaben mit Leichtigkeit zu bewältigen. Ich kann sie uneingeschränkt empfehlen und bin überzeugt, dass sie eine wertvolle Bereicherung sein wird."

HENN Connector Group

Site Manager, Prokurist, Member of the HENNgineered Executive Committee (Dr. Matthias Wissel)

"Frau Kühn hat von Mai 2023 bis Dezember 2023 als Freelancerin für die sms Consulting GmbH im Bereich Projektmanagement/Deployment/Auftragsbearbeitung für den Endkunden HLkomm in Leipzig gearbeitet. Ihre hohe Kompetenz, besonders in der Kommunikation und ihr Engagement sind hervorzuheben. Sie beherrscht digitale Technologien wie CRM, Jira, Power BI, MS Teams, Outlook, MS Office und Share Point. Sie zeigte eine sehr hohe Auffassungsgabe, arbeitete sich schnell in neue Themen ein."

sms Consulting GmbH

Geschäftsführer (Elmar Körner)

"Die Zusammenarbeit mit Frau Kühn war exzellent. Selten habe ich einen so engagierten Mitarbeiter erlebt. Frau Kühn war proaktiv, strukturiert, freundlich und verfügt über ein umfangreiches Fachwissen. Da mir in dem Bereich das Fachwissen fehlt, konnte ich mich immer auf ihre Expertise verlassen und war froh, das sie unser Projekt federführend bis zum Abschluss begleitet hat."

LMX Touristik GmbH

Prokuristik, COO (Nicole Ludwig)

exali-logo

exali Berufshaftpflicht-Siegel

Das original exali Berufshaftpflicht-Siegel bestätigt dem Auftraggeber, dass die betreffende Person oder Firma eine aktuell gültige branchenspezifische Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung abgeschlossen hat.

Versichert bis: 01.01.2027

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